כשחברה, ארגון, עמותה או כל גורם אחר מבקשים לערוך כנס מקצועי, שיווקי או אחר, באופן טבעי הדבר הראשון שהמארגנים צריכים להחליט עליו הוא, באיזה עיר לערוך את הכנס. לאחר מכן, הם צריכים לבחור את המקום המתאים לכך.
בישראל, חלק גדול מהעסקים, חברות וארגונים המבקשים לארגן כנס, ירצו לעשות זאת בתל אביב, מתוך הבנה שזו עיר מרכזית אשר ניתן להגיע אליה בקלות, ולקבל ממנה את כל מה שצריך בשביל שיהיה ניתן לארגן את האירוע באופן אופטימאלי. זה יהיה הרבה יותר פשוט ונוח למארגנים ולאורחים, וכן לכלי התקשורת אשר אמורים לדווח עליו, שהכנס ייערך בעיר.
לשם כך, צריך לבחון השכרת אולם כנסים בתל אביב. אפשר למצוא בעיר הרבה מאוד מבנים המתאימים לכך, ולכן השלב הבא יהיה להחליט איזה אולם יכול להתאים לסוג וגודל הכנס אותו מבקשים לערוך. באופן טבעי, המארגנים ירצו לערוך אותו במקום שיכול לספק את כל התנאים הרלוונטיים על פי הצורך, בשביל שיהיה ניתן לייצר אירוע ברמה גבוהה.
לפני שנסביר איך בוחנים השכרת אולם כנסים בתל אביב, חשוב להדגיש, שהתהליך כולו חייב להתבצע על ידי גורם מקצועי שמתמחה בכך. כלומר, צריך להעסיק בתוך החברה או מחוצה, גורם מקצועי שידע גם לשכור את המקום הנכון וגם להיות בקשר עם הצוות שמנהל אותו, וכן עם שאר הספקים שאחראים על תכנון וארגון האירוע.
איך בוחנים אולם לכנסים?
בשלב ראשון, יש לבחון את המיקום שלו. לא משנה באיזה סוג כנס מדובר ומה סדר הגודל שלו, הרי שאנחנו נרצה שהאולם יהיה ממוקם באזור מרכזי, אזור שיהיה קל להגיע אליו, אזור נעים עם סביבה עסקית מפותחת. אחת כמה וכמה זה נכון, אם מדובר בכנס שמגיעים אליו אורחים זרים ממקומות שונים בעולם וכן אם מדובר בכנס שמוזמנים אליו גם כלי תקשורת. יהיה קל יותר לגרום להם לבוא וכן למתג את האירוע בצורה טובה, אם הכנס ייערך במקום מרכזי ומכובד.
בשלב שני, צריך לבחון את האולם עצמו. יש לוודא שיש בו את כל מה שנדרש בשביל שיהיה ניתן לערוך את האירוע כפי שאנחנו רוצים. בין אם זה מבחינת גודל, תנאים לוגיסטיים וכן בהיבטים אחרים. צריך לאפיין את הכנס בצורה נכונה ואז יהיה אפשר להחליט איפה לערוך אותו
בשלב שלישי, יש לבדוק איך יוצרים את הקונספט של הכנס במקום באופן מדויק, כך שבאמת נוכל לייצר אירוע שיענה על הציפיות שלנו ושל האורחים המוזמנים אליו.
מקום קטן או גדול?
אחת ההתלבטויות שיש בכל מה שקשור לבחירת מקום לכנס, זה האם לבחור מקום קטן או גדול. התשובה לכך היא, יש לבחור מקום מתאים לכמות האורחים, באופן אופטימאלי, שיענה על הצרכים שלנו בצורה מדויקת ויספק אווירה טובה ונעימה לאורחים.